Archiwum dokumentów firmowych wielu osobom kojarzy się z ogromnymi szafami i regałami, wypełnionymi teczkami i segregatorami. Nadal w wielu firmach tak to wygląda. Coraz częściej spotkamy się z nieco innym podejściem, zakładającym wykorzystanie nowoczesnych technologii nie tylko do bieżącej działalności, ale też do przechowywania dokumentów. Właśnie tak działają archiwa elektroniczne w chmurze.
Podstawowe informacje o archiwum w chmurze
Pierwszym krokiem zawsze jest digitalizacja danych. Firma specjalizująca się w branży zdalnego dostępu do danych i ich składowania w chmurze właśnie od tego rozpoczyna realizację usługi. W tym celu wykorzystuje zaawansowane skanery. Takie urządzenia wyposażone są w specjalne podajniki, dzięki czemu możliwe jest zdigitalizowanie nawet dużych zasobów w stosunkowo krótkim czasie. Istotne jest oczywiście opisanie plików. Dopiero wtedy można mówić o funkcjonalnym cyfrowym odpowiedniku zasobu analogowego.
Usługodawcy oferujący składowanie danych w chmurze oferują nowoczesną i w pełni bezpieczną infrastrukturę, na którą składają się m.in.:
- serwery;
- bazy danych;
- firewall;
- łącza.
Wysoka wydajność takiej infrastruktury teleinformatycznej oznacza, że jest ona w stanie przetwarzać dane nieprzerwanie. Nawet w sytuacjach losowych, np. w przypadku problemów z zasilaniem, taki serwer pozostaje w pełni wydolny dzięki alternatywnym łączom przesyłowym, niezależnym źródłom zasilania oraz dzięki kompleksowemu backupowi. W efekcie klient zyskuje pewność, że jego dane będą bezpieczne w każdej sytuacji.
Korzyści wynikające ze składowania danych w chmurze
- nieprzerwany dostęp do dokumentacji
Nie ma znaczenia, gdzie aktualnie znajdują się pracownicy. Mogą w pełni realizować swoje obowiązki służbowe podczas pracy zdalnej. Przeszkodą przestaje być też pozyskiwanie pracowników spoza miasta, w którym nasza firma ma swoją siedzibę.
- ograniczenie kosztów związanych z tradycyjnym archiwum
Wirtualna chmura nie potrzebuje papieru, tuszu, szaf i regałów. W efekcie przechowywanie dokumentów staje się tańsze.
- lepsza organizacja
Gdy wszystko znajduje się w jednym miejscu, nie mamy wątpliwości, gdzie szukać dokumentu. Precyzyjne opisanie plików sprawia, że bardzo szybko znajdziemy pożądane akta.
- automatyzacja procesów
Znika konieczność ręcznego wprowadzania danych z papieru do bazy. Na podstawie dokumentacji umieszczonej w chmurze, możemy w automatyczny sposób generować różnorodne zestawienia i raporty okresowe.
- bezpieczeństwo
Nowoczesne systemy informatyczne, które wykorzystują profesjonalni usługodawcy, są zaprojektowane w taki sposób, żeby dane były zabezpieczone przed cyber atakami. Ochrona ma jeszcze jeden wymiar – digitalizacja i przechowywanie chroni treści w lepszym stopniu niż papier lub inny nośnik, który łatwo jest zniszczyć. Aby bezpiecznie przechowywać dokumenty warto wykonać także usługę ConvertUp – skanowanie dokumentów .
Dynamicznie rozwijająca firma nie może pozwolić sobie na ignorowanie korzyści, wynikających z innowacyjnych rozwiązań. Archiwa w chmurze to zdecydowanie jedna z ważnych szans na to, żeby poprawić funkcjonalność przedsiębiorstwa i zyskać przewagę nad konkurencją.
Wszystkie powyższe usługi wykonają Państwo w https://www.rhenus-data.pl/
